Laika plānošana

Nav šaubu, ka laika un resursu plānošana ir viena no svarīgākajām efektīva vadītāja un arī pārdevēja kompetencēm. Ja nenotiek plānošana, tas nozīmē, ka tavā dzīvē ir haoss. Un biznesā haoss nozīmē problēmas. Tas nozīmē, ka nevis tu kontrolē notikumus sev apkārt, bet gan notikumi kontrolē tevi. Rezultātā nepabeigto darbu saraksts kļūst par svarīgāko atskaites punktu, kas nosaka tavas ikdienas aktivitātes, un vienlaicīgi arī kļūst par galveno stresa iemeslu.

Trīs biežākie iemesli, kādēļ darbi netiek pabeigti, ir sekojoši:

Nav skaidrības par gala rezultātu

Nav skaidrības par pirmo soli

Nav motivācijas un gribasspēka

Tagad paņem papīra lapu un veic sekojošu pārskatu:

1. Uzskaiti savus nepabeigtos darbus – visus bez izņēmuma. Darbus, kas ir iesākti, taču kādu iemeslu dēļ nav pabeigti.
2. Katram no tiem blakus pieraksti pirmo soli, kuru būtu nepieciešams veikt, lai darbs pavirzītos uz priekšu
3. Pēc tam uzraksti vēlamo rezultātu – kā tu zināsi, ka darbs ir pabeigts.

Kad tabula ir pabeigta, padomā, kurām aktivitātēm vari piešķirt sekojošas vērtības:

1. Iespēja deleģēt vai atteikties
2. Steidzamība
3. Ietekme uz rezultātu
4. Izpildes laiks: 2 – 3 minūtes

Sāc ar to, ka padomā vai konkrētais uzdevums vispār ir jādara un kādas ir iespējas to deleģēt citam. Pēc tam ķeries klāt steidzamajiem un turpini, līdz visi būs pabeigti. Nākamie sarakstā ir tie, atstāj vislielāko ietekmi uz rezultātu vai draud ar nopietnām sekām. To veikšana prasīs vislielākās pūles un koncentrēšanos. Visbeidzot, ķeries klāt darbiem, kuru izpilde aizņem 2 – 3 minūtes un apvieno visus vienā kopējā blokā.

Ir četras veicamo darbu kategorijas – „steidzami un svarīgi”, „steidzami, bet nav svarīgi”, “svarīgi, bet nav steidzami”, “nav svarīgi un nav steidzami”. Kā noproti, tad pirmajiem vienmēr ir prioritāte. Turpini pierakstīt un uzzīmē uz lapas kvadrātu, sadali to četrās daļās un iepriekšējās dienas vakarā strukturē veicamos darbus pēc iepriekš minētajiem kritērijiem.

Šāds formāts ļaus efektīvāk kontrolēt ikdienas ritmu un mazinās stresu, ko izraisa haoss un efektīvas sistēmas trūkums.